نقطة الانطلاق للاجتماع الناجح

من طرف **دم عمري دمعك** الخميس يوليو 16, 2009 5:16 pm

[size=18]نقطة الانطلاق للاجتماع الناجح

- هل تستدعي سرية بعض المعلومات التي سيتم تداوله استبعاد أفراد معينين من حضوره ؟ هل يمكن أن يحضر هؤلاء جزاءاً من الاجتماع فقط ؟ أم يمكن عقد اجتماعات منفصلة يحضر كلاً منها الأفراد الذين يمتلكون صلاحية الاطلاع على معلومات المتداولة فيها ؟

- هل تسبب طبيعة المعلومات التي سيتم تداولها حرجاً لبعض الأفراد أو عدم الحرية في التحدث أمام الآخرين ؟ كيف سيتم التغلب على ذلك ؟

- هل يتطلب اختلاف المستويات الوظيفية للمشــاركين عقد اجتماعات منفصلة للمستويات المختلفة ؟

* ما هو جدول أعمال الاجتماع ؟

- ما هي البنود الرئيسية التي يتم مناقشتها ؟

- هل تم التأكد من أن هذه البنود تساهم في تحقيق هدف الاجتماع ؟

- ما هي المواضيع التي يتضمنها كل بند ؟

- ما هي أولويات مناقشة بنود الاجتماع ؟

- ما هو التسلسل المنطقي للبنود ؟

- هل يجب استطلاع رأي المشاركين في جدول الأعمال ، أو الطلب منهم المشـاركة في وضعه ؟ كيف سيتم ذلك ؟

* هل يطلب الاجتماع إعداداً مسبقاً من المشاركين ؟

- ما نوع الإعداد المطلوب ؟

- ما هي مسؤولية كل من المشاركين في الإعداد للاجتماع ؟ وما هو الوقت المقدر للإعداد من كل منهم ؟

- ما هي المعلومات التي يجب تزويدهم بها لمساعدتهم في الإعداد للاجتماع ؟

- كيف سيتم تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة للاجتماع ؟ ومن ستولى تحضير هذه المعلومات ؟

- ما هي المواد التي يجب على المشاركين إحضارها معهم للرجوع إليها أثناء الاجتماع؟

ما هو الوقت الذي سيتم تخصيصة للاجتماع ؟

- ما هو المتوقع أن تستغرقه كل بنود جدول الأعمال ؟

- هل سيخصص وقت لأسئلة المشاركين ، أو ما يستجد من أعمال ؟

- هل سيتخلل الاجتماع فترة راحة ؟ ما مدتها ؟

- هل سيتم تقديم ضيافة للمشاركين أثناء فترة الراحة

ما هو الموعد الأنسب للاجتماع ؟

- هل تتطلب طبيعة الاجتماع فرض موعد ثابت يتفرغ جميع المشاركين به ؟

- ما هي البدائل المتوفرة في حالة عدم ملائمة الموعد لجميع المشاركين له ؟

- هل يتم تحديد ساعة بدء وانتهاء الاجتماع حتى يتمكن المشاركون من ترتيب جدول عملهم اليومي وفقاً لذلك ؟

- من ستولى مسؤولية التنسيق مع المشاركين بشأن الموعد ؟

- هل يتطلب الاجتماع استخدام وسائل عرض سمعية وبصــرية ؟ ما هي بالتحديد ؟

- من ستولى مسؤولية إعدادها أو الحصول عليها ؟

- من ستولى مسؤولية توفير الأجهزة اللازمة لاستخدامها ؟

- من سيتولى مسؤولية تشغيل الأجهزة اللازمة ؟

ما هو المكان الملائم لعقد الاجتماع ؟

- ما هي البدائل المتوفرة ؟ ما هو أفضلها ؟

- ما هو ترتيب أولوياتها في حالة عدم توفر البدائل الأفضل ؟

- هل المكان الملائم لاستخدام الوسائل السمعية والبصرية المطلوبة ؟

- من ستولى مسؤولية حجز المكان ؟

- من ستولى مسؤولية تجهيز المكان ؟

- كيف سيتم دعوة المشاركين للاجتماع ؟

- من سيقوم بتوجيه الدعوة ؟

- ما هي الوسيلة التي ستستخدم لدعوة المشاركين للاجتماع ( مذكرة داخلية ، كتاب رسمي ، نموذج خاص ، الهاتف ، الفاكس ، التلكس ، شخصياً ) ؟

- من ستولى مسؤولية القيام بإجراءات توجيه الدعوة ؟

- كيف سيتم توثيق الاجتماع ؟

- ما هي الوسيلة التي تستخدم في توثيق الاجتماع ؟

- من سيتولى مسؤولية التوثيق ؟

- هل يوجد أفراد ، عدا المشاركين ، تتطلب طبيعة عملهم ضرورة الاطلاع على نتائج ووثائق الاجتماع ؟

- كيف سيتم إعداد وتوزيع نسخ وثائق الاجتماع ؟[/size]